Gérer les documents

Créer, modifier, supprimer des documents

Les documents sont gérés à partir de l'interface d'administration > Menu "Documents ". Les déposants n'ont pas la permission de gérer les documents.

Créer un document

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Modifier un document

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Supprimer un document (uniquement pour les administrateurs )

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Rechercher le document à supprimer
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Confirmez

Pour plus d'informations sur les champs du document, voir la page Champs du document.

Ajouter un document à une collection

Éditer le document
Ajouter le champ Collections
Rechercher la collection souhaitée (en tapant les mots de son titre) et la lier
Sauvegarder le document

Pour supprimer un document d'une collection, éditer le document et supprimer le champ Collections.

Masquer un document

En éditant un document, le champ Visibilité peut être modifié :

Public: le document est visible dans l'administration et dans l'interface publique. Privé: le document est caché dans l'interface publique. Limité à l'organisation: le document est caché dans l'interface publique, sauf pour les adresses IP définies dans les paramètres de l'organisation par l'administrateur.

Le masquage d'un document cache les métadonnées et les fichiers attachés.

Pour gérer l'accès aux fichiers, voir Gestion des fichiers.

Documents VS dépôts

Un dépôt

est utilisé pour le processus de soumission et de validation, il a un statut décrivant une étape du workflow ("en cours", "validé", "rejeté"...)
n'est pas visible dans l'interface publique
est généralement créé par un déposant
les métadonnées sont simplifiées pour les utilisateurs non experts
est converti en document (visible publiquement) une fois validé
est fermé et archivé une fois validé

Un document

est créé à partir d'un dépôt validé
peut également être créé directement depuis l'interface d'administration par un modérateur ou un administrateur (menu "Documents")
est exhaustif avec tous les champs et toutes les actions possibles (répéter un champ, ajouter un sous-champ, etc.)
peut être modifié à tout moment par un modérateur ou un administrateur

Processus de soumission et de validation | Liste des champs du document